Verimli Çalışma Toplantıları İçin 14 İpucu

Son Güncellenme Tarihi : 06 Ocak 22

Emlak sektöründe başarılı olma kavramından söz edildiğinde herkesin ilk aklına gelen kişisel olarak başarılı olmak ve görülmek gelir. Bu bir noktaya kadar da doğrudur. Başarı daha fazla işi, daha fazla iş ise iyi bir ekibi gerektirecektir. Meslekte uzun yıllar deneyime sahip bir emlak profesyoneline “emlak sektöründe başarı nedir?” veya “emlak sektöründe nasıl başarılı oldunuz” diye soracak olursanız asıl başarının iyi bir ekip oluşturabilmek veya üyesi olmak olduğunu size söyleyeceklerdir. Emlakçılık, emlak profesyonelliği; emlak araştırması, satışı, kiralaması farklı gayrimenkuller ile farklı portföyler oluşturulması gibi pek çok sahaya sahiptir. Öyle bir ofiste oturup müşterilerin içeri girmesini beklediğiniz diğer iş sahaları gibi değildir. Hem kendi iş kuralları piyasa koşullarına göre sürekli değişen, hem kişisel olarak bazen aynı anda üç dört yerde aynı anda olmanız gereken gerçek anlamda “dinamik” bir iş koludur.

Emlak sektöründe asıl başarıyı yakaladığınızı kişisel zaman yönetiminizi doğru yaptığınız anda yakalamış hissedersiniz. Aslında her işi kendinizin yaptığı hiçbir iş kişisel olarak da “yüzde yüz başarılı olduğunuz bir iş” olarak görülemez.

Emlak sektöründe de asıl başarı, iyi bir ekip ile elde edilen başarıdır. 

Emlak sektöründe iyi bir ekibi oluşturmanın anahtar noktası ise tüm ekip üyelerinin kendi iş tanımlarına göre adil ve yüksek çalışma verimi almaktır. Bu anahtar noktalar ise ancak iyi bir iletişim ile sağlanır.

Ekip iletişiminde bu sebeple ekip toplantıları iş motivasyonunu sağlamak, çözümleri kurgulamak için gerekli bir çalışmadır. 
Etkili bir toplantı yürütmek için zamanında başlamanın ve doğru yolda ilerlemesinin çok önemli olduğunu hepimiz biliyoruz.
Bununla birlikte, bir ekip lideri olarak bir toplantı istediğinizde o toplantıya hazır değilseniz, toplantı sizin için oldukça hızlı bir şekilde tepenize düşen bir kayaya dönüşebilir.
Başarılı bir toplantı, iyi bir organizasyon, planlama ve işbirliği gerektirir. Etkili bir toplantı “gerekli” olmalıdır. Bu nedenle bir toplantıya liderlik edecekseniz, toplantının amacını, neyi başarmaya çalıştığınızı ve kimin katılması gerektiğini düşünmeniz gerçekten önemlidir.
Etkili bir toplantı yürütme konusunda kendinize güven duymanızı sağlamak ve her seferinde toplantıya kendinizi hazır hissetmeniz için 14 ipucu ve etkili toplantı stratejilerini derledik.

14 Etkili Toplantı Stratejisi

1) Gerçekten bir toplantıya ihtiyacınız olup olmadığını belirleyin.
2) Toplantı gündemini dikkatlice planlayın.
3) Katılımcı listesinin küratörlüğünü yapın.
4) Net bir hedef tanımlayın.
5) Destekleyici dokümantasyonu hazırlayın ve ekleyin.
6) Toplantı konuları için belirli süreler tanımlayın.
7) Rolleri belirleyin.
8) Farklı sesleri konuşmaya dahil edin.
9) Toplantı notlarını ve kararlarını kaydedin.
10) Eğer ekip lideri iseniz son konuşan olun.
11) Toplantıyı net eylem öğeleri ile bitirin.
12) Toplantıya katılan herkese toplantı özetini gönderin.
13) Toplantı katılanlardan geri bildirim isteyin.
14) Programınızı değerlendirin ve yapılanları çıkarın.

A)  Gerçekten Bir Toplantıya İhtiyacınız Olup Olmadığını Belirleyin.
Toplantınızın içeriğini düşünmeye başlamadan önce kendinize şu soruyu sormalısınız: Bu toplantıya gerçekten ihtiyacımız var mı? Zaman sizin ve tüm ekip üyeleriniz için değerlidir. Bu yüzden bu zamanı verimli kullanıp kullanmayacağınızı düşünün. Teknoloji bizim lehimize gelişti. Yani bazen bir tartışma, bir istek konusu bir e-posta, anlık sohbet ile veya hızlı bir sohbet için bir ekip üyesinin masasına uğrayarak daha da etkili olabilir. Tartışmaya birden fazla kişinin katılması gerekiyorsa ve konu biraz daha zaman ve daha dikkatli bir değerlendirme gerektiriyorsa, takvim davetlerini koordine edebilmeniz ve etkili toplantıları teşvik edebilmeniz için toplantıya kimlerin katılması gerektiğini düzenlemeye başlayabilirsiniz.

B) Toplantı Gündemini Dikkatlice Planlayın.
Toplantı gündemini dikkatlice planlamanız ve yapılandırmanız önemlidir. Toplantı hedefinize ulaşmak için hangi konuların ele alınması gerektiğini ve her bir gündem maddesinin toplantınızı yapmak için ayırdığınız zamanla ne kadar süreyi garanti ettiğini ve alabileceğini düşünün. Toplantı gündemindeki her madde, toplantının ana konusuna veya amacına katkıda bulunmalıdır. İlgili değilse, başka konu ve yorumları da ayrı bir yere koyduğunuzdan emin olun. Böylece başka bir zaman bu konularıda gündeme getirmeyi unutmazsınız.

C) Katılımcı Listesinin Küratörlüğünü Yapın.
Sizinle veya yaptığınız işle alakalı olmayan bir toplantıda oturmaktan daha sinir bozucu bir şey yoktur. Toplantınız için davet listenizi oluştururken, yalnızca projeye veya tartışmaya doğrudan katılan kişileri davet edin. Toplantıda karar veremeyecek veya sohbete katkıda bulunamayacak kişiler varsa, onların katılımına büyük olasılıkla gerek yoktur. Sadece önemli oyuncuları davet ettiğinizden emin olun. Böylece başkalarının zamanına ve enerjisine saygı duymuş olursunuz. Gereksiz sıkıntılar yaratmamış olursunuz. Toplantı için gerekli olan birinin müsait olmadığını fark ederseniz, ekip üyelerinden birini onların yerine gönderme konusunda kendilerine güvenip güvenmeyeceklerini sorun. Bu kişiye gerçekten ihtiyaç duyuluyorsa, zamanı geldiğinde verimli olmasını sağlamak için toplantıyı erteleyin.

D) Net Bir Hedef Tanımlayın.
Herkesin zamanı değerlidir. Ve bir ekip üyesi için neden orada olacağına dair hiçbir ipucu olmadan bir toplantıya 20 dakika önce katılma haberini almaktan daha sinir bozucu bir şey olamaz! Bunu başarmak ve üzerinde tüm toplantı üyelerinde çalışabilmek için toplantının ana hedefini veya amacını net şekilde oluşturduğunuzdan emin olun. Bir toplantı için bir araya gelmenizin belirli bir nedenini vurguladığınızda, bu hedef doğrultusunda sürekli çalıştığınız için toplantınızı yolunda tutma şansınızı en üst düzeye çıkaracaktır. Konuşmanın biraz geride kaldığını fark ederseniz, tek yapmanız gereken bunun toplantının asıl amacı ile ilgili olup olmadığını sormaktır. İlgili değilse, konuşmayı ana konuşmasına geri döndürün.

E) Başkalarının Hazırlık Yapmasına Yardımcı Olmak İçin Destekleyici Dokümantasyonu Ekleyin.
Toplantı davetinize faydalı ve bilgilendirici destekleyici belgeler ekleyin. Bu, ekibinizin resmi biraz daha net bir şekilde görmesini sağlar. Ayrıca, toplantı gerçekleşmeden önce ekibinizle birlikte okumalarını ve destekleyici materyallere aşina olmalarını isteğinizi beklentisini belirlemelisiniz. Herhangi bir tür belge veya bilginin ilk etapta toplantıyı bir araya getirmenize ve yapılandırmanıza yardımcı olup olmadığını düşünün. Toplantıya hazırlanmanıza yardımcı olacaklarsa, bunları takım arkadaşlarınızın da yararına eklemeyi düşünün. Bu destekleyici belgelerin resmi olması gerekmez, ancak ekip üyelerinize ve yaklaşan toplantıya değer katabileceğini düşündüğünüz herhangi bir değerli öngörü sağlayan herhangi bir makale veya blog yazısı olabilir.

F) Toplantı Konuları İçin Belirli Süreler Tanımlayın.
Hangi konuları ele alacağınıza karar verirken, toplantı gündeminizdeki her madde için bir zaman sınırı atayın. Her türlü beyin fırtınası veya daha kapsamlı açıklama gibi önemli, karmaşık veya daha uzun tartışma gerektiren konulara en çok zamanı ayırın. Zamanın bilincinde olun ve her bir gündem maddesinin olması gerekenden daha uzun süreceğini varsayın. Böylece daha fazla soru veya tartışma için sonunda biraz zaman ayırın. Odaklanabilmeniz ve üretken kalabilmeniz için her öğeye belirli zamanlar atayın. Daha fazla tartışma gerektiren herhangi bir şey varsa, söz konusu gündem maddesinin zamanlamasını takip edebilmeniz için bu konuşmayı gayri resmi olarak veya başka bir toplantıda yapmayı planlayın.

G) Toplantı Katılımcıları İçinde Rolleri Belirleyin.
Toplantıdan önce, toplantıdaki her bir kişinin rolünün açıkça tanımlandığından ve anlaşıldığından emin olun. Toplantılar gerçekleşmeden beklentiler belirlenmezse, katılımcıların hazırlıklı gelmesine izin vermez ve bu nedenle toplantı verimli olmaz. Bu rol, genellikle bir toplantıyı not alan ve zamanı ayarlayan kişi için olabilir.
Toplantıya katılan her kişi belirli bir amaca hizmet etmeli ve karar alma sürecinin bir parçası olmalıdır. Bazı bireyler için durum böyle değilse, katılımları muhtemelen gerekli değildir. Tüm ekip üyeleri, her toplantıya hazırlıklı gelebilmeleri için her toplantıda beklentileri ve kendilerinden ne istendiğini anlamalıdır.

H) Farklı Sesleri Konuşmaya Dahil Edin.
Bir ekip toplantının asıl nedeni, önemli kararları tek başınıza almamanız ve işbirlikçi kararların çok daha etkili olmasıdır. Bu nedenle, toplantıya her bir kişinin tam katılımını gerçekten teşvik etmeniz gerekir. İyileştirme fırsatlarını belirlemek, hedef belirlemek, strateji oluşturmak ve başarı planlarını uygulamak için birden fazla bakış açısı faydalı olacaktır. Kişisel fikirlerinize aykırı olsa da bu zamanı iyi bir dinleyici olmak, katılımcıların bakış açılarını ve görüşlerini dile getirme konusunda kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak ve duruma farklı farklı yaklaşımlar üzerinde düşünmek için ayırın.

İ)  Toplantı Notlarını Ve Kararlarını Kaydedin.
İster ekip üyesinden birine sorumluluk vermiş olun, ister kendi sorumluluğunuzda olsun, birinin toplantı tutanakları yazdığından emin olun. Toplantı tutanaklarını yazan kişinin toplantı ilerledikçe not alması iyi bir fikirdir. Toplantı tutanaklarınızı gerçek zamanlı olarak yazdığınızda, toplantının en gerçekçi temsilini yakalarsınız. Bazen tartışılan her şeyi, alınan kararları ve bir sonraki toplantı için tamamlanması gereken eylem öğelerini hatırlamak zordur. Eylem öğelerinin yanı sıra, önemli kararların toplantı tutanaklarına dahil edildiğinden emin olun. Bu notlar, alınan kararların ve tartışmaların kalıcı bir kaydı olduğundan özellikle toplantıya katılamayan kişiler için mümkün olduğunca çok ayrıntı içermesi önemlidir.

J) Eğer Ekip Lideri İseniz Son Konuşan Olun. 
Liderlik uzmanları liderin toplantıda son konuşması gerektiğini düşünürler. Bu stratejiyi şöyle açıklayabiliriz: “Herkes konuşana kadar fikirlerinizi kendinize saklama becerisi iki şeye yarar: Birincisi, herkesin duyulduğu hissini verir. Diğer herkese katkıda bulunduklarını hissetme yeteneği verir. İkincisi, fikrinizi belirtmeden önce herkesin ne düşündüğünü duyma avantajına da sahip olursunuz. Ekip üyelerinize konulardaki görüşleri hakkında konuşma fırsatı vermek, onların güvenini, liderlik becerilerini geliştirmelerine ve daha güçlü bir grup sinerjisi geliştirmelerine yardımcı olacaktır.

K) Toplantıyı Net Eylem Öğeleri İle Bitirin.
Eylem öğelerinin net olduğundan emin olarak ve her bir öğeyi doğrudan sorumlu kişilere atayarak toplantınızı sonlandırın. Kararları veya eylem öğelerini belirler belirlemez doğru bir şekilde kaydedilip, yazıldığından emin olun. Bu şekilde, eylemler için birbirinizi sorumlu tutabilir ve sizi kurumsal hedeflerinize daha da yaklaştıran görevlerin yapılmasında birbirinizi destekleyebilirsiniz. Projenin ilerlemesini ve durumunu anlamak için önceki toplantıdaki eylem öğelerinin üzerinden geçerek bir sonraki toplantıyı açmayı da seçebilirsiniz.

L) Toplantıya Katılan Herkese Toplantı Özetini Gönderin.
Ekip üyelerinize toplantı kararlarını, notlarını ve diğer toplantı belgeleri gibi içerikleri içeren bir toplantı özeti gönderin. Toplantı özeti göndermek, yalnızca toplantıya katılamayan kişiler için değil, aynı zamanda bilgileri, tartışmaları ve önemli kararları yeniden onayladığı ve güçlendirdiği için orada bulunan katılımcılar için de yararlıdır. Toplantı özetinizi kime göndereceğinize karar verirken, toplantıya katılmayan ancak bilgilendirilmek ve projenizin ilerlemesini takip etmek isteyen paydaşları veya ekip üyelerini dahil edebilirsiniz. Bu belge, organizasyonel hedeflerinizi takip etmek için gelecekte başvurulabilecek toplantının tarihsel bir kaydı olarak da hizmet eder.

M) Toplantıya Katılanlardan Geri Bildirim İsteyin (Bu Toplantı Ne Kadar Etkiliydi?)
Katılımcılardan geri bildirim istemeyi ve onlara toplantının ne kadar etkili olduğunu sormayı düşünün. Ekibiniz biraz utangaçsa veya bunun daha etkili olacağını düşünüyorsanız, eski moda bir kağıt geri bildirim formu dağıtabilir veya başka bir şekilde, toplantının sonunda katılımcılar için bir anket düzenleyebilirsiniz. Bu anket maddeleri verimlilik, etkinlik, eğlence ve genel memnuniyet şeklinde seçenekler içerebilir. Geri bildirim, benzer nitelikte bir toplantı düzenlediğinizde bir dahaki sefere daha iyi bir toplantı süreci üzerinde düşünmek için önemli olacaktır. Ayrıca, ekibinize sorduğunuz soruları, başka konuşmak istediğiniz belirli konuları ele alacak şekilde de uyarlayabilirsiniz.

N) Her Üç Ayda Bir Programınızı Değerlendirin Ve Yapılanları Çıkarın.
Son etkili bir toplantı stratejisi, takviminize bir göz atmak ve programınızı üç ayda bir temizlemektir. Bu, resmi toplantı dışında farklı bir şekilde ele alınabilecek herhangi bir toplantınız olup olmadığını düşünmek için iyi bir fırsattır. Programınızı temizleyerek, yaklaşan toplantılara ve önümüzdeki haftalarda hangi konuların tartışılacağına da aşina olursunuz. Her toplantı davetini derinlemesine okumak için zaman harcamasanız bile yaklaşan tartışmalar için daha iyi hazırlanmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, son teslim tarihleri hızla yaklaşan büyük projeleriniz varsa, işinizin kesintiye uğramaması ve odaklanabilmek için çalışma takviminizi bloke etmeyi de düşünün.

Ekip Toplantılarınız İçin Son Tavsiye;
Toplantıların bir firma için maliyetli olduğunu unutmayın. Sizin ve ekiplerinizin zamanı verimli kullanmak önemlidir! Bu ipuçları ve stratejilerle, bundan sonraki her toplantınızın etkili bir şekilde yürütülmesini sağlayacak yeni bir bakış açısı sağlayacağını umuyoruz.



Diğer Haberler